Trong thời điểm hiện nay, việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng đang được rất nhiều các đơn vị áp dụng nhằm hạn chế sai sót cũng như tăng tính linh hoạt. Trong số đó thì phần mềm bán hàng Access cũng được xem là một cái tên không còn quá xa lạ. Vậy nó có ưu điểm hay nhược điểm gì, hãy cùng Hoc Nhanh tìm hiểu điều này qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu chung về phần mềm quản lý bán hàng Access
Microsoft Office Access hay MS Access là một công cụ chuyên quản lý các dữ liệu trên Microsoft. Nó được lập trình để trở thành một hệ thống chuyên quản lý những cơ sở dữ liệu và đóng vai trò như là nơi lưu trữ các thông tin cho người dùng.
Access được tích hợp trên các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Theo chia sẻ của nhà sản xuất thì phần mềm không chỉ giúp tạo những cơ sở dữ liệu mà hơn thế chúng còn đưa ra các tính giúp quản lý bán hàng hay quản lý nhân sự với tính bảo mật tốt.
Phần mềm quản lý bán hàng Access được coi là một giải pháp được rất nhiều đơn vị doanh nghiệp tin dùng bên cạnh đó nó cũng có thể sử dụng cho các công việc như quản lý khách hàng quản lý đội ngũ nhân sự.
Những thành phần có trong công cụ bán hàng Access
Để có thể sử dụng công cụ quản lý bán hàng Access một cách thành thạo, các bạn sẽ cần nắm được một số mục cơ bản sau:
Table – Bảng
Danh mục bảng dùng để chứa các thông tin có liên quan nhằm tạo thành một hệ cơ sở dữ liệu khoa học, logic. Để sử dụng tính năng này, hãy vào hộp chèn, sau đó chọn Thêm bảng và nhập các nội dung có liên quan đến nhau vào trong. Sau đó, các bạn có thể theo dõi cũng như xác định những mối liên hệ và quy tắc của chúng.
Biểu mẫu – Form
Form là dạng điền thông tin, tại đây bạn sẽ lưu trữ, điều các thông tin về bán hàng, thay đổi dữ liệu. Tất cả sẽ hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể kiểm tra trực tiếp các thông tin liên quan.
Query – truy vấn
Công cụ truy vấn được dùng cho mục đích xác định một đối tượng có liên quan ở trong một vùng làm việc nhất định.
Record – bản ghi
Tính năng bản ghi là một dạng thông tin mà trong đó mỗi thông tin sẽ được tính là 1 thẻ. Với các khách hàng thì chúng thường dùng để đánh dấu sở thích, thu nhập,…
Field – bảng trường
Bảng trường là một công cụ thông tin được tạo từ bảng ghi với những mục như tên, địa chỉ, cách thức liên lạc,… Nó sẽ thường được sử dụng để đảm bảo các số liệu được đầy đủ và không bị mất cắp, thất lạc.
>>>Xem thêm: Dịch vụ Facebook
Những lợi ích mà phần mềm Access mang lại cho kinh doanh là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng Access với nhiều tính năng cũng như tính bảo mật khá cao, do đó nó giúp các cửa hàng, đơn vị doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các cơ sở dữ liệu lớn và phức tạp. Khi sử dụng phần mềm Microsoft Access, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như:
Áp dụng cực kỳ dễ dàng và hiệu quả cho các cửa hàng có quy mô nhỏ và vừa đồng thời cũng phù hợp với khá nhiều đối tượng cùng nhiều các ngành nghề kinh doanh khác nhau.
Phần mềm với nhiều tính năng khá hữu ích nhờ vào việc ứng dụng các công nghệ mã hóa nới cùng mật khẩu cho các cơ sở dữ liệu.
Access có thể phân quyền chi tiết cho từng nhân viên, đảm bảo cho quyền lợi cũng như trách nhiệm của nhân viên và hạn chế được các tình trạng lạm quyền trong tổ chức.
Access có thể liên kết với nhiều các nguồn cơ sở dữ liệu khác ngoài ứng dụng bên ngoài như excel, docs hay các cơ sở dữ liệu khác một cách dễ dàng, thuận tiện.
Phần mềm được lập trình với độ chính xác khá cao và khả năng sắp xếp, sàng lọc và phân tích khối lượng dữ liệu lớn.
Một số mặt hạn chế của phần mềm bán hàng Access
Tuy rằng có nhiều tính năng và tiện ích vượt trội xong việc sử dụng phần mềm Access vẫn sẽ có một vài khó khăn, hạn chế như:
Với các cửa hàng, đơn vị kinh doanh phát triển nhanh, khối lượng cũng như tính chất cơ sở dữ liệu cũng ngày càng trở nên phức tạp. Do đó việc sử dụng Access sẽ không thực sự quá tối ưu và có thể gây ra khó khăn khi cơ sở dữ liệu ngày càng lớn.
Thêm vào đó, Không phải nhân viên hay chủ doanh nghiệp nào cũng có đủ kiến thức trong việc sử dụng những sản phẩm hay phần mềm công nghệ phức tạp như Access. Do đó, việc có thể quản lý bán hàng bằng phần mềm Access sẽ có thể gây nhiều khó khăn cho những người mới trong quá trình sử dụng.
Do Access thường được thiết kế cho một người dùng do đó nó cũng gặp nhiều vấn đề có liên quan tới hiệu suất hoạt động khi có quá nhiều người dùng truy cập thông qua mạng cục bộ. Mặc dù ứng dụng được nói rằng là có thể sử dụng cùng lúc 255 người, nhưng trên thực tế thì chỉ 5 – 10 người là phần mềm đã tương đối chậm.
>>>Xem thêm: Cách xây dựng kênh bán hàng Tiktok đúng cách từ A – Z và hiệu quả nhất năm 2022
Lời kết
Vậy trên đây là một vài chia sẻ của HocNhanh.vn về những mặt lợi và mặt hạn chế của phần mềm bán hàng Access. Rất mong những thông tin này sẽ giúp các bạn nắm bắt và sử dụng phần mềm này cho việc phát triển công việc kinh doanh của bản thân.
